Jakie informacje RODO muszą paść w rozmowie telemarketingowej?

Od kiedy weszły w życie przepisy dotyczące RODO, podstawą do rozpoczęcia rozmowy telemarketera z jego rozmówcą jest udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Warto wiedzieć jakie informacje muszą być podane, aby dopełnić wszelkich obowiązków prawnych.

Formuła RODO koniecznie na początku rozmowy

RODO to rozporządzenie unijne, które weszło w życie w 2018 roku. Zawiera ono regulacje o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych, jak również przepisy o swobodnym przepływie tych danych. Zobowiązują one m.in. konsultantów telefonicznych pracujących w call center lub działach obsługi klienta do tego, aby już na początku rozmowy pojawiła się tzw. formułka RODO – bez żadnych pominięć i skrótów. 

Osoba, do której dzwoni telemarketer, powinna dowiedzieć się, jaka jest tożsamość i dane kontaktowe administratora jej danych. Jest to potrzebne zwłaszcza osobom, które, mimo że wcześniej wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych, chciałyby ją wycofać lub też zmienić podane dane.

Niektóre organizacje posiadają powołanych przez siebie inspektorów danych osobowych. Wówczas konieczne jest także podanie jego danych. Nie jest natomiast konieczne wymienienie go z imienia i nazwiska.

Istotny cel przekazywania danych oraz możliwości ich zmiany

Osoba, do której wykonywane jest połączenie telefoniczne, powinna także uzyskać informacje o celu przetwarzania danych osobowych, ponieważ zgoda na to jest zawsze wyrażana w ściśle określonym celu. Tymczasem wykorzystanie ich w innym celu niż udzielona zgoda jest bezprawne.

Rozmówca musi również dowiedzieć się, czy są inni odbiorcy jego danych osobowych, oraz jaki jest okres ich przechowywania. Istotne są tu również prawa właścicieli danych, czyli informacje RODO o prawie do dostępu, ale także całkowitego usunięcia, sprostowania lub ograniczenia ich przetwarzania.

Zgoda RODO – rozmówca ma prawo zmienić zdanie

Choć rozmówca wyraził wcześniej zgodę na przetwarzanie swoich danych, może uznać, że była ona uzyskana w sposób bezprawny, lub po prostu zmienić zdanie. Dlatego też powinien zostać poinformowany o tym, do jakiego organu może to zgłosić.

Telemarketer lub pracownik biura obsługi klienta powinien również podać, na jakiej podstawie są przetwarzane dane osobowe rozmówcy, np. może to być konieczne w związku z zawarciem jakiejś umowy, lub w danym przypadku wymagają tego określone przepisy prawne. Trzeba też poinformować rozmówcę o możliwości rezygnacji z przetwarzania danych i co z tego może dla niego wynikać.

RODO w praktyce – program do nagrywania wiadomości głosowych

Czytanie całej formułki RODO jest dość uciążliwe dla telemarketerów oraz pracowników działów obsługi klienta, a także dla samych klientów. Dlatego w praktyce stosuje się specjalne programy do nagrywania wiadomości głosowych, co pozwala ankieterom uniknąć czytania formułki za każdym razem, gdy dzwonią do klienta. Takie rozwiązanie jest wygodne dla obu stron i jednocześnie zgodne z obowiązującymi przepisami.