Jak pisać oficjalne maile? Skuteczny cold mailing

Cold mailing to jedno z najbardziej efektywnych narzędzi w rękach marketerów – o ile wykorzystuje się je prawidłowo. Ważna jest umiejętność pisania skutecznych oficjalnych maili, które – mimo nieco formalnego charakteru – 

przyciągną uwagę i skłonią do działania. Jak zatem stworzyć maila, który nie zostanie zignorowany przez odbiorcę i przyniesie oczekiwane rezultaty?

Podstawy pisania oficjalnych maili

Pisanie skutecznego „zimnego maila” zaczyna się od zaplanowania jego struktury (części, z których będzie się składał) i tonu, który powinien być dostosowany do kontekstu oraz odbiorcy.

W kontekście struktury warto ważne jest, aby e-mail był krótki, na temat i podzielony na sekcje – nie może być to ściana tekstu, która zniechęca do czytania. Zadbaj o krótkie akapity, pogrubienia, a jeśli możliwe – także nagłówki i grafiki. Mail powinien być oczywiście wolny od jakichkolwiek błędów stylistycznych czy ortograficznych.

Z kolei ton wypowiedzi powinien być dostosowany do odbiorcy. W przypadku maili oficjalnych stawiamy raczej na formalny tom, jednocześnie pamiętając, by tekst był przyjazny i lekki w czytaniu. Nie przesadź z formalnym stylem – mail nie powinien przypominać pisma urzędowego. Unikaj form bezosobowych, strony biernej, skomplikowanej składni i trudnego słownictwa. Pisz z szacunkiem, ale lekko i zachęcająco.

Mail powinien wzbudzić zaufanie i zachęcić do działania

Tytuł i wprowadzenie powinny przyciągać uwagę, a treść maila powinna jasno komunikować cel wiadomości. Co ważne, treść maila powinna współgrać z tytułem, tzn. tytuł nie może wprowadzać w błąd – to, co obiecane w tytule wiadomości, koniecznie powinno znaleźć się w treści. Jeśli potencjalny klient poczuje się zmanipulowany lub oszukany – już na wstępie odrzuci możliwość kontaktu z Tobą.

Jak zakończyć maila? W zakończeniu wiadomości warto zawrzeć klarowne CTA (call to action), czyli wezwanie do działania. Jednocześnie nie zapomnij precyzyjnie wskazać, w jaki sposób można się z Tobą skontaktować – podaj adres e-mail, telefon. Warto skierować czytelnika także do mediów społecznościowych, strony internetowej lub innego miejsca, w którym będzie mógł dowiedzieć się więcej na Twój temat.

Od czego zacząć pisanie maila? 

Jak już wspomnieliśmy, bardzo ważny jest tytuł – często przesądza o tym, czy wiadomość w ogóle zostanie przeczytana. Jakie cechy ma dobry tytuł w oficjalnym mailu? Jest konkretny i trafnie przekazuje podstawowy cel wiadomości, dobrze jeśli zawiera liczby lub namacalną korzyść dla klienta. Na przykład – Sprawdź, jak produkt X pozwoli Ci zaoszczędzić do 750 zł miesięcznie.

Pierwsze zdania maila powinny od razu zainteresować odbiorcę, przedstawiając wartość, jaką możesz dostarczyć, lub podnosząc problem, który można rozwiązać dzięki Twojej ofercie.

Jak się pisze mail? Skup się na korzyściach dla klienta

Główna część maila powinna skupiać się na przedstawieniu wartości dla odbiorcy. Wyjaśnij, jak Twoje produkty lub usługi rozwiązują konkretne problemy lub poprawiają sytuację klienta. Użyj danych, statystyk lub krótkich case studies, które potwierdzają skuteczność Twojego rozwiązania. Pamiętaj, aby treść była skoncentrowana na odbiorcy, a nie na Tobie – mów o korzyściach, jakie Twoja oferta przyniesie klientowi (zamiast chwalić się własnymi sukcesami).

Pamiętaj o personalizacji maila

Personalizacja to klucz do skutecznego cold mailingu. Segmentuj swoją bazę danych i dostosuj treść maili do konkretnych grup odbiorców. Im bardziej spersonalizowany i ukierunkowany jest komunikat, tym większa szansa, że zostanie on pozytywnie odebrany. Czasem wystarczy kilka drobnych elementów personalizujących. Uwzględniając imię, nazwisko lub specyficzne informacje związane z firmą odbiorcy, możesz znacznie zwiększyć efektywność swojej komunikacji.

Zakończenie maila

Jak już wspomnieliśmy, każdy mail wysyłany w ramach cold mailingu powinien kończyć się przemyślanym CTA, które skłania do działania. Może to być prośba o umówienie spotkania, zaproszenie do pobrania wartościowego materiału lub zniżki, zaproszenie na webinar lub po prostu zachęta do bezpośredniego kontaktu. Ważne, by CTA było jasne i proste do wykonania – nie komplikuj procesu, unikaj sformułowań, które mogłyby zniechęcić odbiorcę do dalszego działania.