Co to jest back office i czym się zajmuje?
Aby przedsiębiorstwo mogło działać sprawnie i spójnie, konieczne są procesy back office. To administracyjne zaplecze firmy, które wspomaga podstawową działalność firmy. Sprawia, że może ona skutecznie realizować swoje zadania w wielu obszarach swojej działalności. Zatem warto wiedzieć, czym zajmuje się back office.
Choć przedsiębiorstwa różnią się wielkością czy branżą, w której działają, to większość z nich posiada back office, odpowiedzialny za ich sprawne funkcjonowanie. Jest to zaplecze administracyjne, pozwalające na sprawne zorganizowanie wszelkich spraw firmy. Choć nie wiąże się ono z kontaktami z klientami, czy też realizacją głównej strategii przedsiębiorstwa, to jest niezbędne do sprawnego prowadzenia jej wszelkich spraw.
Back office – co to jest tak naprawdę?
Każde przedsiębiorstwo, bez względu na to, co jest jego główną osią działalności, nie może się obejść bez własnego zaplecza administracyjnego. To pozwala na sprawną organizację i funkcjonowanie całej firmy, mimo że bezpośrednio nie wiąże się z głównym nurtem jej podstawowej działalności.
Usługi back office są związane przede wszystkim z administracją przedsiębiorstwa. To ogromnie ważne zaplecze firmy, które dba o to, aby mogła ona realizować swoje najważniejsze cele biznesowe. Pozwala jej funkcjonować efektywnie i zachować ciągłość działalności. Łączy się również z procesami produkcyjnymi, o ile takimi zajmuje się dana organizacja.
Czym się zajmuje back office?
Back office pełni przede wszystkim funkcje wspomagające podstawową działalność lub procesy pomocnicze i jego zadania są uzupełniające w stosunku do front office, czyli tej części firmy, która zajmuje się kluczowymi zagadnieniami firmy, posiadającymi bezpośredni kontakt z klientem, jak dział sprzedaży czy obsługi klienta.
W back office działają jednostki i zespoły odpowiedzialne za produkcję lub rozwój produktów, dostarczające narzędzia teleinformatyczne lub działy administracji. Należą do nich m.in. działy informatyczne, finansowo-księgowe, obsługi prawnej, kontroli podatków, zarządzania zasobami ludzkimi oraz zarządzające dokumentami i danymi przedsiębiorstwa. Często zdarza się, że są zlokalizowane poza główną siedzibą firmy lub ich funkcje są przekazywane jednostkom zewnętrznym. Wiele zależy tu od specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa oraz stylu jego działalności.
Do najważniejszych zadań, które są częścią back office, należy m.in. prowadzenie kompleksowej dokumentacji przedsiębiorstwa m.in. przygotowywanie wszelkich umów, archiwizacja dokumentów – zarówno fizyczna, jak i cyfrowa, a także komunikacja mailowa, telefoniczna i internetowa z klientami oraz wszystkimi innymi podmiotami z otoczenia firmy. Bardzo istotnym zadaniem back office jest również obsługa dokumentów rozliczeniowych, czyli prowadzenie rachunkowości oraz prowadzenie bazy danych klientów i jej bieżące aktualizowanie. Obecnie ważną funkcją jest tu także zarządzanie informacją, dopasowane do specyfiki organizacji.
Jak wygląda praca w back office?
Zarówno front office, jak i back office to dwa bardzo duże segmenty funkcjonujące we wszystkich dużych firmach i organizacjach. W każdym z nich pracują osoby wyspecjalizowane w zadaniach, które należą do tych części firmy. Takim stanowiskiem są m.in. back office manager oraz back office specialist. Obejmują je zwykle osoby wyjątkowo odpowiedzialne, zdyscyplinowane i odporne na stres. Konieczne są tu również ponadprzeciętne zdolności organizacyjne i w zależności od działu firmy, umiejętności specjalistyczne, jak znajomość prawa, fakturowania czy rozliczania podatków.Prowadzenie back office można również zlecić profesjonalnemu contact center, który skutecznie odciąży pracowników przedsiębiorstwa. Outsourcing back office pozwala przekazać wszystkie czynności administracyjne, również te żmudne i czasochłonne, podmiotowi zewnętrznemu. Dzięki temu firma może uniknąć zatrudniania kolejnych pracowników, co w czasach dużej presji płacowej i wciąż nie najlepszej koniunktury gospodarczej, może być dla firmy dużym odciążeniem.
